Dataskydd

Dataskyddsbeskrivning för DHBS medlemsregister

Dataskyddsbeskrivning för Döva och hörselskadade barns stödförening r.f. (DHBS) medlemsregister

1. Personuppgiftsansvarig

Döva och hörselskadade barns stödförening r.f. (DHBS)

Adress: c/o Mikael Johnson, Bandalsgränden 9 A, 02760 Esbo
E-post: [email protected] 

Kontaktperson i dataskyddsärenden: Mikael Johnson
Telefon: +358 400 127 232
E-post: [email protected] 

2. Registrets namn

DHBS medlemsregister

3. Varför behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter för att:

• administrera medlemskap i DHBS
• hålla medlemsuppgifter aktuella
• skicka medlemsinformation och annan information om föreningens verksamhet
• ordna medlemskommunikation, evenemang och kamratstöd
• administrera deltagande i DHBS egna kommunikationskanaler, såsom WhatsApp- och Facebook-grupper, om medlemmen har anmält intresse
• hantera fototillstånd i samband med föreningens verksamhet
• vid behov förmedla nödvändiga kontaktuppgifter till Hörselskadade barns föräldraförbund / HBFF för medlemsrelaterad samverkan och utskick av medlemstidningen Nappi

4. På vilken grund behandlar vi uppgifterna?

Behandlingen grundar sig på:

• föreningens berättigade och nödvändiga behov att administrera medlemskapet och medlemskommunikationen
• föreningens lagstadgade skyldighet att föra medlemsförteckning
• medlemmens eller vårdnadshavarens samtycke, när det gäller sådana uppgifter som inte är nödvändiga för själva medlemskapet, särskilt barns uppgifter, hörselrelaterade uppgifter, deltagande i kommunikationsgrupper och fototillstånd

5. Vilka uppgifter behandlar vi?

Vi kan behandla följande uppgifter som medlemmen själv lämnar till oss:

Om medlemmen / vårdnadshavaren

• namn
• adress
• postnummer, ort och land
• telefonnummer
• e-postadress
• medlemskapets start- och slutdatum
• uppdrag i föreningen, till exempel styrelseposter eller funktionärsroller
• ⁠eventuell historik om hedersmedlemskap eller andra formella medlemskategorier

Om den andra vårdnadshavaren, om sådana uppgifter lämnas

• namn
• telefonnummer
• e-postadress
• uppgift om samma adress
• skild adress vid behov

Om barn i familjen, om sådana uppgifter lämnas

• namn
• födelsedatum
• hemort
• uppgifter om hörselnedsättning
• uppgifter om hjälpmedel (frivillig)
• uppgifter om möjlig bakgrund till hörselnedsättningen (frivillig)
• uppgifter om barnets modersmål (frivillig)
• övriga uppgifter som medlemmen själv väljer att lämna (frivillig)

Om kommunikation och dokumentation

• önskemål om att delta i DHBS WhatsApp-grupp
• önskemål om att delta i DHBS Facebook-grupp
• fototillstånd 

6. Varifrån får vi uppgifterna?

Uppgifterna får vi i första hand från medlemmen själv eller från barnets vårdnadshavare via medlemsblankett eller annan direkt kontakt med föreningen. Förbundet anger motsvarande att medlemsuppgifter fås från den registrerade själv via anslutningsblankett.

7. Till vem lämnas uppgifter ut?

Vi lämnar inte ut personuppgifter utanför föreningen utan laglig grund.

Uppgifter kan dock lämnas ut:

• till personer inom DHBS som behöver uppgifterna för sitt uppdrag
• till Hörselskadade barns föräldraförbund / HBFF i den mån det behövs för medlemsadministration, samarbete, uppdatering av medlemslistor eller utskick av medlemstidningen Nappi
• till tekniska tjänsteleverantörer som används för formulär, medlemsadministration eller kommunikation, i den mån det är nödvändigt för tjänstens funktion

8. Överförs uppgifter utanför EU eller EES?

Personuppgifter överförs i princip inte utanför EU eller EES. Om någon av de tjänster vi använder innebär behandling utanför EU eller EES, ser vi till att överföringen sker enligt gällande dataskyddslagstiftning och med lämpliga skyddsåtgärder.

9. Hur skyddar vi uppgifterna?

Vi behandlar uppgifterna konfidentiellt. Endast de personer som behöver uppgifterna för föreningens verksamhet har tillgång till dem. Uppgifterna skyddas med användarbehörigheter, lösenord och andra lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder.

10. Hur länge sparar vi uppgifterna?

Vi sparar personuppgifter så länge medlemskapet pågår och därefter så länge det behövs för att sköta föreningens rättigheter och skyldigheter eller för att uppfylla lagliga krav. Uppgifter som inte längre behövs raderas utan onödigt dröjsmål.

När medlemskapet upphör raderar vi sådana uppgifter som inte längre behövs, såsom e-postadress, telefonnummer, postadress och andra kontakt- eller preferensuppgifter. Vi bevarar vissa grunduppgifter om tidigare medlemskap, såsom namn, hemort, medlemskapets start- och slutdatum samt uppgifter om förtroendeuppdrag eller formella medlemskategorier, eftersom det behövs för föreningens historik. Uppgifter om barn och andra känsligare uppgifter raderas när de inte längre behövs. För statistik- och föreningshistoriska ändamål kan vissa uppgifter om barnets åldersgrupp eller födelseår och hemort bevaras i pseudonymiserad form, om det behövs och kan motiveras.

11. Den registrerades rättigheter

Du har rätt att:

• få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig
• begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter
• begära radering av uppgifter när det finns laglig grund för det
• återkalla samtycke för sådan behandling som grundar sig på samtycke
• begära begränsning av behandling i vissa situationer
• invända mot behandling i vissa situationer
• lämna klagomål till dataombudsmannen

12. Kontakt

Begäranden och frågor om personuppgifter skickas till registeransvarige (se punkt 1).

13. Ändringar i denna beskrivning

Vi kan uppdatera denna dataskyddsbeskrivning vid behov, till exempel om lagstiftningen ändras eller vår verksamhet utvecklas. Den senaste versionen finns på vår webbplats eller fås på begäran.